Persondatapolitik for Fælleskøkkenet

1. Indledning
Fælleskøkkenet I/S (herefter "FÆLLESKØKKENET") er forpligtet til at beskytte fortroligheden, indhold og tilgængeligheden af vores kunders, leverandøres, samarbejdspartneres og vores medarbejderes oplysninger, herunder persondata. Vi er stærkt engageret i at beskytte personoplysninger og arbejder kontinuerligt for at sikre, at FÆLLESKØKKENET’s medarbejdere til hver en tid overholder Persondataloven samt EU persondataforordningen.

Denne databeskyttelsespolitik indeholder oplysninger om FÆLLESKØKKENET’s behandling af personoplysninger.

2. Vores behandlingsaktiviteter
Du kan læse mere om hvilke kategorier af oplysninger, vi behandler til hvilke formål og med hvilke behandlingsgrundlag i afsnittene nedenfor.

2.1. Kundesamarbejdet
Vi indsamler og behandler personoplysninger i forbindelse med samarbejdet med vores kunder. Vi indsamler alene de personoplysninger, der er nødvendige til aftalte formål, og vi beder vores kunder om kun at dele personoplysninger, hvor det er strengt nødvendigt til disse formål.

Hvilke oplysninger indsamles
Almindelige personoplysninger, herunder oplysninger om navn, titel, tøjstørrelse på kunder og kundens medarbejdere eller brugere, samt navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse på eventuelle kontaktpersoner hos kunden eller hvor det findes nødvendigt for levering.

Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor

Vi behandler almindelige personoplysninger med det formål at kunne opfylde aftalen med kunden, herunder

  • levere ydelserne
  • fakturere
  • kvalitetsstyre og – kontrollere

Endvidere er behandling af data nødvendig for, at FÆLLESKØKKENET kan forfølge en legitim interesse i at kunne administrere, styre og udvikle vores forretning og ydelser, herunder:

  • styre vores forhold til kunder,
  • udvikle vores forretning og tjenester (fx identificere kundebehov og forbedringer i måltids- og serviceleverancen),
  • varetage drift og vedligeholdelse af it-systemer, som er stillet til rådighed for eller benyttes som led i serviceringen af kunden,
  • administration og styring af vores hjemmeside, systemer og applikationer og
  • foretage statistisk behandling og forretningsudvikling.

2.2. FÆLLESKØKKENET’s ydelser (leverandør af måltider til borgere)
Vi indsamler og behandler personoplysninger om kunder og i visse tilfælde personoplysninger om kunders medarbejdere, borgere og brugere.

Hvilke oplysninger indsamles
Vi behandler personoplysninger, herunder navn, adresse, CPR-nr. samt evt. nødvendige helbredsoplysninger på udvalgte kunder mv.

Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor
Vi indsamler og behandler alene relevante oplysninger til det formål at overholde vores kontraktlige forpligtelser i samarbejdet med kunden. De indsamlede oplysninger er nødvendige for at kunne foretage leverancer af måltids- og logistikløsninger. Formålet er derfor driftsmæssigt nødvendigt.

2.3. Leverandør- og samarbejdspartneradministration
Vi indsamler og behandler personoplysninger om vores leverandører og samarbejdspartnere, herunder personoplysninger om personer ansat hos leverandører og samarbejdspartnere.

Hvilke oplysninger indsamles
Vi behandler alene almindelige oplysninger, herunder kontaktoplysninger.

Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor
Vi behandler oplysningerne til brug for kontraktstyring samt for at modtage varer og tjenester fra vores leverandører og samarbejdspartnere og, hvor det er relevant, at yde professionelle serviceydelser til vores kunder.

Vores grundlag er at opfylde kontrakten, som den registrerede er part i. Hvis den registrerede ikke er part i kontrakten, er vores grundlag for at behandle oplysningerne et sagligt hensyn i at kunne opfylde kontrakten med leverandøren eller samarbejdspartneren.

2.4. Besøgende på vores lokationer
Vi indsamler og behandler personoplysninger om besøgende på vores lokationer, herunder kunder og andre gæster.

Hvilke oplysninger indsamles
Vi indsamler og behandler oplysninger om navn, titel, firma på besøgende samt navnet på vært i FÆLLESKØKKENET.

Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor
Vi behandler personoplysningerne af sikkerhedsmæssige formål. Vores grundlag for at behandle oplysningerne er en saglig interesse for FÆLLESKØKKENET i at kunne sikre en høj sikkerhed. Vores registrering af gæster i receptionen, opbevarer vi i en kort periode. Vores register over besøgende gemmes sikkert og gennemgås kun, hvis der er grundlag herfor, fx en hændelse, og alene for udvalgte personer.

De steder vi videoovervåger, oplyser vi herom i overensstemmelse med tv-overvågningslovens § 3, stk. 1. Alle optagelser lagres sikkert og afspilles kun, hvis der er grundlag herfor, fx en hændelse, og alene for udvalgte personer. Optagelserne overskrives typisk automatisk efter en kort periode, medmindre et problem er identificeret, der kræver undersøgelse, såsom tyveri.

2.5. Besøgende på www.Fælleskøkkenet.dk
Vi indsamler dine personoplysninger, som du afgiver på FÆLLESKØKKENET’s hjemmeside, eller som du giver dit samtykke til.

Hvornår sker indsamlingen
Når du besøger www.Fælleskøkkenet.dk, informerer vi dig om indsamlingen af dine personoplysninger. Brug af tjenester på FÆLLESKØKKENET’s hjemmeside såsom anmodning om at FÆLLESKØKKENET kontakter dig, eller ansøgning om job, forudsætter, at du afgiver visse personoplysninger samt hvis du tilmelder dig nyhedsbreve.

Hvilke oplysninger indsamles
De personoplysninger, som FÆLLESKØKKENET indsamler, kan for eksempel omfatte dit navn, din e-mail-adresse, din firmaadresse, din stillingsbetegnelse og lignende identifikationsoplysninger samt loginoplysninger, hvis du tildeles sådanne i forbindelse med udnyttelse af FÆLLESKØKKENET’s kundeportal. Herudover oplysninger om din færden på www.faelleskoekkenet.dk.

Til hvilke formål indsamles oplysningerne og grundlaget herfor
FÆLLESKØKKENET indsamler dine personoplysninger for at kunne gennemføre din tilmelding af ønskede nyhedsbreve og andre oplysninger vedrørende vores virksomhed og vores ydelser. Herudover indsamler FÆLLESKØKKENET dine personoplysninger i forbindelse med jobsøgning.

FÆLLESKØKKENET’s brug af cookies
På hjemmesiden gøres der brug af ”cookies” for at optimere brugeroplevelsen.

3. Kilde
FÆLLESKØKKENET indsamler personoplysningerne direkte hos kunden eller hos offentlige myndigheder.

4. Videregivelse af personoplysninger
Vi videregiver alene personoplysninger, når vi har et lovligt grundlag herfor.

4.1. Andre tredjeparter, der leverer varer eller ydelser
Vi benytter andre tredjeparter, fx underleverandører, i forbindelse med levering af vores ydelser. Sådanne tredjeparter kan i den forbindelse få udleveret personoplysninger, der er nødvendige for, at de kan levere den aftalte ydelse.

FÆLLESKØKKENET indgår de aftaler, der er nødvendige for at sikre, at den nødvendige sikkerhed er på plads for at beskytte oplysningerne og overholde vores databeskyttelsesforpligtelser.

4.2. Offentlige myndigheder eller tredjeparter som krævet af og i overensstemmelse med gældende lovgivning eller regulering
Vi kan undertiden blive pålagt at udlevere personoplysninger til offentlige myndigheder eller tredjeparter, hvilket vi udleverer, hvis det er krævet i henhold til gældende lovgivning eller regulering. Dette kan eksempelvis være for at kontrollere, at vi overholder gældende lovgivning og regulering, at undersøge en påstået forbrydelse, etablere, udøve eller forsvare juridiske rettigheder. Vi vil kun opfylde anmodninger om videregivelse af personoplysninger, hvor vi har pligt til at gøre det.

5. Dine rettigheder
Du har rettigheder i henhold til gældende lovgivning nærmere defineret i punkt. 8

6. Kontakt
Dataansvarlig er Fællesløkkenet I/S, CVR nr. 34371970, beliggende Granitvej 1, 4990 Sakskøbing

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder som beskrevet ovenfor, eller hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine personoplysninger eller denne databeskyttelsespolitik, er du velkommen til at kontakte os:

FÆLLESKØKKENET I/S
Att.: Bent Møller
Granitvej 1
4990 Sakskøbing
e-mail: faelleskoekkenet@faelleskoekkenet.dk

7. Klage
Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, bedes du sende en e-mail med detaljerne i din klage til faelleskoekkenet@faelleskoekkenet.dk. Vi vil behandle klagen og vende tilbage.
Du har også ret til at klage til Datatilsynet i forhold til dine rettigheder og over FÆLLESKØKKENET’s behandling af dine personoplysninger. For yderligere oplysninger om, hvordan du klager til Datatilsynet henvises til Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

8. Regler
De regler der gælder for FÆLLESKØKKENET’s behandling af dine personoplysninger findes i:

  • EU persondataforordningen
  • Databeskyttelsesloven